"Já temos um sistema, funciona." É provavelmente a frase mais comum quando se fala de picagem de ponto com uma empresa. E é verdade, na maioria dos casos já há alguma coisa a funcionar. Mas "funciona" e "é a melhor opção para hoje" nem sempre são a mesma coisa. Vale a pena parar e fazer três perguntas.

Pergunta 1: está a usar tudo aquilo por que paga?

É muito comum uma empresa ter uma plataforma completa, cheia de funcionalidades, e na prática usar só uma pequena parte: tirar os registos ao fim do mês e pouco mais. As funções de gestão de férias, ausências ou mapas de turnos ficam por usar, muitas vezes porque a plataforma é pouco intuitiva ou exigiria formação que nunca aconteceu. Se está a pagar por uma ferramenta completa mas só a usar 20% dela, está a pagar por complexidade que não lhe traz retorno.

Pergunta 2: o modelo de preço faz sentido para a sua equipa?

Muitas plataformas cobram por colaborador, na ordem dos 8 a 10€ por pessoa por mês. Isto faz sentido quando cada colaborador usa ativamente a plataforma: marca as suas férias, justifica ausências, consulta os seus dados. Mas numa empresa com muita gente de fábrica ou produção, onde o trabalhador não gere nada sozinho (é o responsável de RH que marca tudo por ele), pagar 10€ por uma pessoa que nunca abre a plataforma é difícil de justificar. Nesse cenário, um preço fixo por escalão de colaboradores costuma sair muito mais barato.

Pergunta 3: a ferramenta é simples o suficiente para ser mesmo usada?

Uma plataforma poderosa mas complicada acaba subutilizada. Se, para fazer um mapa de férias, o gestor tem de lutar com um interface confuso, o mais provável é que desista e volte ao papel ou ao Excel para essa parte. A simplicidade não é um luxo, é o que determina se a ferramenta é mesmo usada ou se fica a apanhar pó.

O meio-termo que muitas PMEs procuram sem saber

Entre a plataforma antiga que só tira registos e a suíte gigante de RH que ninguém usa toda, há um meio-termo: um sistema focado em assiduidade e pontualidade, mas com um bocadinho de gestão de recursos humanos por cima (férias, ausências, horários), simples o suficiente para ser mesmo usado, e com um preço que não penaliza por ter colaboradores que não gerem a própria conta. É exatamente esse espaço que a Picco ocupa: 9,90€ por mês até 10 colaboradores, com tudo incluido, sem pagar por pessoa.

Não quer dizer que a sua solução atual seja má. Quer dizer que vale a pena, de vez em quando, verificar se ainda é a melhor opção para o momento em que a empresa está hoje, sobretudo se cresceu ou mudou desde que a escolheu.

Perguntas frequentes

Vale a pena mudar de sistema de picagem se o atual funciona?

Depende. Se está a pagar por funcionalidades que não usa, se o preço por colaborador não faz sentido para a sua equipa, ou se a ferramenta é tão complicada que fica subutilizada, pode valer a pena comparar alternativas. Se o atual serve bem e o custo é adequado, não há pressa.

Porque é que pagar por colaborador nem sempre compensa?

Porque faz sentido quando cada pessoa usa ativamente a plataforma, mas não quando tem colaboradores (típico em fábrica ou produção) que nunca gerem a própria conta. Nesses casos, um preço fixo por escalão costuma sair mais barato.

Mudar de sistema de picagem dá muito trabalho?

É a maior preocupação de quem pondera mudar, e é legítima. Uma boa transição inclui ajuda na migração dos colaboradores, registos e horários do sistema antigo, para que a empresa não comece do zero.