É gestor ou dono de uma PME, abre o Google, pesquisa "sistema de picagem de ponto" e aparecem uma dúzia de nomes diferentes, cada um a dizer que é o melhor. Sem critérios claros, a decisão vira um jogo de adivinha. Este guia dá-lhe as 5 perguntas certas para chegar à resposta sozinho.

1. Quantos colaboradores tem, e quanto vai crescer?

Muitos sistemas cobram por colaborador por mês. Uma equipa de 8 pessoas hoje pode ser 15 dentro de um ano, e um preço que parecia barato pode duplicar sem aviso. Pergunte sempre: o preço é fixo até um certo número de pessoas, ou sobe logo com cada contratação?

2. Qual é o investimento total, não só a mensalidade?

Some três coisas: o custo do software, o custo do hardware (comprado ou alugado), e o custo de instalação (feita por si ou por um técnico pago). Um terminal "grátis" alugado a 20€ por mês custa 240€ por ano, todos os anos, para sempre. Um terminal comprado por 189€ paga-se a si mesmo em menos de um ano e depois é seu.

3. Que tipo de controlo precisa, só assiduidade ou também acessos?

Se só quer saber quem entrou e saiu e a que horas, não precisa de um sistema pensado para controlar portas e torniquetes, isso costuma custar mais e ser mais complexo de configurar. Se precisa mesmo de controlar acessos físicos (armazém, zonas restritas), procure um sistema que combine as duas coisas desde o início, em vez de tentar juntar dois produtos separados depois.

4. Que tipo de registo faz sentido para a sua equipa?

• Cartão RFID: rápido, barato, fácil de entender por todos. Risco de partilha de cartões entre colegas.
• Biometria (facial, digital): elimina a partilha de cartões, ideal quando a fraude é uma preocupação real.
• App no telemóvel: faz sentido para equipas móveis ou em teletrabalho, mas depende do colaborador ter e usar o telemóvel pessoal para o trabalho.

Para equipas presenciais fixas (loja, fábrica, escritório), um terminal físico costuma ser a opção mais rápida no dia a dia.

5. O sistema exporta o que precisa para a contabilidade?

No fim do mês, alguém vai precisar destas horas para processar salários. Pergunte se a exportação é automatizada (Excel, PDF, ou integração direta com o software de salários que já usa) ou se vai ter de passar dados à mão todos os meses.

Resumo rápido: como as respostas apontam para o tipo de sistema certo

Se, depois destas 5 perguntas, a resposta apontar para "equipa pequena, quero algo simples, com preço fixo e sem surpresas", a Picco foi desenhada exatamente para esse cenário. Pode experimentar sem compromisso e decidir com o sistema já a funcionar na sua empresa.