Hay tres formas principales de registrar las horas de los empleados: papel, hoja de cálculo (Excel) y sistema automático digital. Ninguna es perfecta, pero cada una tiene contextos en los que tiene más sentido. Aquí tienes una comparativa honesta.

Papel: cuándo sigue funcionando

Para una empresa con 2 o 3 empleados, horarios fijos y sin inspecciones de la ACT en el horizonte, el papel puede ser suficiente. El problema es que "suficiente" en términos prácticos no es lo mismo que "suficiente" en términos legales: el registro en papel es fácil de perder, fácil de alterar y difícil de auditar.

Excel: ventajas e inconvenientes

El Excel es mejor que el papel en términos de organización, pero sigue siendo un registro manual. Alguien tiene que introducir los datos, alguien puede equivocarse, y si el archivo se corrompe o se elimina, no hay registros. Además, no captura la hora exacta de entrada y salida en tiempo real.

Sistema digital automático: la diferencia

Un sistema de control de presencia digital registra automáticamente cada entrada y salida, almacena los datos en la nube, los organiza por empleado y los pone a disposición del gestor en tiempo real. No hay errores de introducción, no hay lágunas, y los datos están siempre disponibles para la ACT o para el contable.

Cuándo es hora de cambiar

Si tienes más de 5 empleados, si hay turnos o horarios variables, si has tenido alguna inspección o conflicto laboral, o si el tiempo administrativo para gestionar las hojas empieza a ser significativo: es hora de pasarse a un sistema digital. El coste es menor de lo que parece.

Este artículo tiene carácter meramente informativo.